Für Lotus Notes Anwender gibt es eine interessante neue Anwendung. Unternehmen, die ihre Verträge noch mithilfe selbst gestrickter Tools via Excel, Access, Approach oder gar manuell verwalten und überwachen, finden in der neuen Applikation „Vertrags-Profi 3.0 – Vertragsverwaltung“ des Softwarehauses RI-SE Enterprise eine interessante und äußerst flexible neue Lösung, um das Vertragsmanagement im eigenen Unternehmen zu optimieren.

Die Applikation wurde explizit für die Vertragsverwaltung in Firmen entwickelt. Die typischen Vorzüge einer Lotus Notes Applikation kommen bei dieser Anwendung in vollem Umfang zum Tragen. Ein frei konfigurierbares Wiedervorlagesystem, detailliert einstellbare Zugriffsberechtigungen, ein vollautomatischer Prolongationsmechanismus, Mandantenfähigkeit, automatisierte Fristenüberwachung (Vertragsende, Kündigungsende, Wiedervorlagen …), konfigurierbare Vertragsarten, Felder und Spalten … sind nur einige der durchaus gelungenen Funktionalitäten dieser intuitiv zu bedienenden Lotus Notes Software.

Besonders hervorzuheben ist aus unserer Sicht das integrierte Prolongationsmodul. Mit diesem ist es möglich, Verträge einmalig zu erfassen und fortan die Überwachung der Dokumente ausschließlich der Software zu überlassen. Vertrags-Prolongationen (automatische Verlängerungen) werden fristgerecht und ohne jeden manuellen Eingriff durch die Anwendung vorgenommen, protokolliert und entsprechend vorgegebene Personenkreise werden zusätzlich per E-Mail hierüber informiert. Somit ist es nahezu unmöglich, Kündigungsfristen oder Vertragsenden zu versäumen. Wer allerdings für die Verlängerung eines Vertrages die Zustimmung weiterer Kompetenzträger benötigt, kann sich des ebenfalls integrierten elektronischen Freigabemodules bedienen. Mit diesem ist es möglich, innerhalb von Minuten, Entscheidungen, beispielsweise zu Vertragsverlängerungen papierlos einzuholen und diese revisionssicher im entsprechenden Vertragsdokument zu protokollieren.

Alles in allem macht die Vertragsverwaltung für Lotus Notes als umfängliches Contract Management System einen sehr aufgeräumten und dabei dennoch funktionalen Eindruck. Zum Teil recht aufwändig und ansprechend gestaltete Navigationselemente sowie eine flexible Konfigurierbarkeit lassen die Arbeit mit dieser Lotus Notes Datenbank auch für nicht so versierte Notes-Anwender zügig und ohne lange Eingewöhnungsphase von der Hand gehen. Durch die intuitive Bedienbarkeit der Software ist das studieren der Inline-Dokumentation im Vorfeld normalerweise nicht notwendig, um die Funktionalitäten zu verstehen und diese bedienen zu können. Auf der Webseite des Herstellers findet man darüber hinaus ein kleines Promotionsvideo, welches in 10 min einen Überblick über den gesamten Aufbau und die Funktionsweise der Vertragsverwaltung vermittelt.

Fazit: Die Vertragsverwaltung „Vertrags-Profi“ ist eine durchaus betrachtenswerte Alternative zu konventionellen Anwendungen für das Vertragsmanagement (Contract Management) und bringt dank der Datenbankfunktionalitäten und Automatismen von Lotus Notes eine Menge Vorteile mit sich, die das Vertragsmanagement innerhalb eines Unternehmens zum Teil deutlich effizienter von Hand gehen lassen. Abschließend sei noch zu erwähnen, dass nach Aussage des Herstellers derzeit an einer Browserschnittstelle für die Applikation gearbeitet wird, welche die Nutzung der Vertragsverwaltung auch ohne den Einsatz eines klassischen Lotus Notes Klienten, einfach über einen beliebigen Internetbrowser, ermöglichen wird.

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