Die IGA GmbH Alsdorf ist stadteigene GmbH der Stadt Alsdorf und bewirtschaftet DEN Großteil der stadteigenen Gebäude der Kommune nahe Aachen. Erst mit Hilfe eines integrierten Informationssystems besteht die Möglichkeit, die Fülle der Bestands- und Nutzungsdaten sowie die notwendigen Kosteninformationen bereitzustellen, zu managen und auszuwerten. Der Einsatz einer CAFM-Lösung ist die folgerichtige Entscheidung von notwendigen Umstrukturierungen und Kostensenkungen bei der Gebäude- und Anlagenbewirtschaftung, welche die IGA GmbH konsequent verfolgt.

In Alsdorf wurde geplant und diskutiert. Am Ende standen Ansprüche, Anforderungen und Ziele fest.Die Suche nach einem geeigneten System und Dienstleister führte die IGA Alsdorf zur IMS GmbH. Reputation und Referenzen sicherten die Entscheidung auf der Suche nach einem geeigneten System ab. In Zusammenarbeit mit einem Projektleiter der IMS und den Verantwortlichen der IGA Alsdorf sowie mehreren Workshops entstand ein detailliertes Pflichtenheft. In Schulungen lernten die Anwender alle Möglichkeiten des CAFM-Systems kennen und erfuhren gleichzeitig wie flexibel und einfach das System zu bedienen ist.

„Die Systemakzeptanz der Anwender war uns besonders wichtig“, so IGA Projektleiter, Architekt Michael Minnaert. „Weitere Vorraussetzung war eine flexible Systemumgebung. Das System muss sich voll und ganz an unsere individuellen Bedürfnisse anpassen“, fügt Minnaert hinzu.

Vor der Inbetriebnahme sind jedoch die Gebäudedaten in das CAFM-System einzupflegen. Daten sind zu sichten, auf Übereinstimmung mit dem Bestand zu überprüfen oder gar neu zu erfassen. Hier ist Augenmaß erforderlich. „Wir erfassen im ersten Schritt nur die relevanten, zielführenden Bestandsdaten“, so Minnaert.

Nach Analyse der Arbeitsabläufe und Datenlage begann die Priorisierung der Aufgabenstellung, sowie die Festlegung der Einführungsreihenfolge folgender Module: IMSware.Basis inkl. GrafikBudgetmanagement, Auftragsmanagement, Instandhaltungsmanagement, IMSware.WEB-Portal, und Energiemanagement. Zusätzlich wird eine Schnittstelle zu DATEV realisiert.

Die Einführung der Software erfolgt modulweise. Im ersten Einführungsschritt wurde das Budget- und Auftragsmanagement betriebsbereit gemacht. „Jetzt haben wir jederzeit eine differenzierte Übersicht über die Gebäudebetriebskosten und die Mittelsituation“, erklärt Minnaert.

„Im zweiten Schritt werden wir für das Instandhaltungsmanagement die relevanten Gebäudedaten ergänzen. Mit der Einführung des Instandhaltungsmanagements haben wir einen kostenintensiven Bereich besser im Griff und können Einsparpotentiale auf der Grundlage von realen Kennzahlen durch fundiertere Entscheidungen heben.

Unmittelbar danach wird das Energiemanagement in Angriff genommen. Steigende Energiepreise führen zu immer höheren Gebäudeunterhaltungskosten. Hier den Hebel für Kosteneinsparungen anzusetzen, macht auf jeden Fall sehr viel Sinn. Spezifische Energieverbrauchskennzahlen, gegliedert nach Gebäudearten werden uns bei den Entscheidungen für energetische Maßnahmen gezielt unterstützen“, fügt Minnaert abschließend hinzu.