Der neue dataroom Workflowmanager kann eingesetzt werden, wenn mehrere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen in bestimmte Prozessenketten involviert sind. Besonders bei Freigabeprozessen und in der Qualitätssicherung darf kein Prozessschritt übergangen werden. Durch den vermehrten Austausch von E-Mails mit seinen großen Verteilerlisten und den „Antworten“-, „Allen antworten“- und „Weiterleiten“-Funktionen können Fehler entstehen und Mitarbeiter vergessen werden. Mithilfe des Webbrowser-basierten Workflowmanagers bündeln sich alle Informationen innerhalb der Anwendung. Die Kommunikation läuft fließend, transparent und ist lückenlos nachvollziehbar.

Damit alle Mitarbeiter problemlos mit dem Workflowmanager arbeiten können, hat dataroom die Bedienoberfläche stark vereinfacht und großen Wert auf ein klares, strukturiertes Screendesign gelegt.

Beim Start eines neuen Workflows kann der Anwender sich entscheiden zwischen bereits bestehenden Workflow-Vorlagen oder dem individuellen Zusammenstellen eines neuen Workflows, bei dem man neue Aufgaben definieren und diese den gewünschten Mitarbeitern zuweisen kann.

Eine Besonderheit ist die neue PDF-Kommentierung. Innerhalb des Workflowmanagers können PDF Dateien aufgerufen und kommentiert werden. Die Kommentare werden den anderen Mitarbeitern in Echtzeit auf dem Bildschirm angezeigt und können dort auch sofort beantwortet werden. Mit dieser neuen Funktion können zügig Unklarheiten beseitigt werden, auch wenn der Mitarbeiter in einer anderen Stadt oder in einem anderen Land sitzt.

Die Entwicklung des neuen Workflowmanagers hat knapp ein Jahr in Anspruch genommen. Jonas Kröger, Technical Consultant & Product Manager bei dataroom, hat die Projektentwicklung betreut: „Mit unserem neuen Workflowmanager wird vor allem die Kommunikation der Mitarbeiter optimiert. Die Workflows laufen transparent für alle Beteiligten und sorgen damit für verbesserte Prozesssicherheit im Unternehmen.“

Der Workflowmanager funktioniert auch auf Smartphones oder Tablets. Damit können laufende Prozesse auch mobil eingesehen und bearbeitet werden.

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