Limbach, den 12.07.2011. Das elektronische Registraturverfahren wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Pilotkunden, der Stadt Frankfurt am Main, entwickelt und ermöglicht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Registratur, auf bequeme Art und Weise den gesamten Aktenbestand im Bereich des Sozialwesens im Überblick zu behalten. Neben Grunddaten der einzelnen Akten sind auch Standort, Löschdatum, zuständige Sachbearbeitung und viele weitere Daten hinterlegbar, so dass jederzeit gewährleistet ist, dass das Registraturverfahren einen exakten, auswertbaren Überblick über alle vorhandenen Papierakten bietet, und so deren Verwaltung in beliebigen Organisationseinheiten vereinfacht.

Care4 REGIS ist auf modernster .NET-Technologie aufgebaut, und sowohl als browserbasierte Anwendung, wie auch als Client-Anwendung konzipiert. Beide Verwendungsarten können auch problemlos parallel eingesetzt werden. Ein individuell konfigurierbares Rollen- und Rechtekonzept, wie es bereits aus dem Sozialamtsverfahren Care4 Sozial bekannt ist, zahlreiche Auswertungsoptionen, Massenoperationen (z. B. Löschung von Akten zu bestimmten Stichdaten), eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine integrierte Anbindung von Care4 Sozial sorgen dafür, dass Care4 REGIS modernsten Anforderungen gerecht wird.

Zudem können auch beliebige Drittverfahren über eine offene Schnittstelle angebunden werden.

Seit Jahresbeginn 2011 befand sich Care4 REGIS im abschließenden Test in der Registratur der Stadt Frankfurt am Main. Inzwischen sind diese Tests erfolgreich abgeschlossen worden. Dabei wurde das Programm unter Realbedingungen intensiv getestet. Nach Abschluss dieser Phase wird Care4 REGIS nun gleichberechtigt neben den bisherigen Fachverfahren Care4 Sozial und Care4 Kids angeboten werden. Eine Weiterentwicklung von Care4 REGIS, zum Beispiel durch Einbezug der Möglichkeiten moderner Scan-Technologien, ist ebenfalls bereits angedacht.

Beate Hoßfeld, Geschäftsführerin von INFOsys Kommunal, zeigt sich mit den bisherigen Fortschritten zufrieden: „Obwohl Care4 REGIS ursprünglich als Einzellösung für unseren Bestandskunden Frankfurt konzipiert war, zeigte sich im Laufe der Entwicklung, dass auch andere Kommunen viele Vorteile davon haben. Aufgrund der hohen Anforderungen unseres Pilotkunden ist sichergestellt, dass Care4 REGIS in Städten und Kreisen beliebiger Größe erfolgreich eingesetzt werden kann. Zudem verpflichten uns unsere Entwicklungs-Richtlinien, eine Anpassung von Care4 REGIS auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Kunden möglich zu machen – Dem sind wir gerecht geworden. Wir freuen uns auf die abschließende Beurteilung durch die Stadt Frankfurt am Main und danken für die enge und erfolgreiche Zusammenarbeit bei der Entwicklung.“

Die Stadt Frankfurt am Main zeigte sich ebenfalls zufrieden mit der Einführung des neuen Verfahrens: „Mit Care4 REGIS wurde speziell für die Anforderungen des Amtes 51 von der Fa. INFOsys Kommunal ein Registraturverfahren entwickelt, das uns jetzt in die Lage versetzt, den umfangreichen Bestand der Personenakten des Jugend- und Sozialamtes der Stadt Frankfurt am Main optimal zu verwalten.

Bevor Anfang 2011 das Verfahren Care4 REGIS in der Registratur zum Einsatz kam, wurden von INFOsys ca. 450.000 Datensätze aus dem Altverfahren erfolgreich in das neue System importiert, so dass der Einsatz des neuen Verfahrens zu keinem Informationsverlust führte.

Neben den klassischen Registraturtätigkeiten wie beispielsweise die Vergabe von Aktenzeichen, die Registrierung der Akten oder das Führen eines Nachweises über den Standort einer Akte, ist die Registratur mit dem neuen Verfahren nun auch in der Lage, durch detaillierte Abfragemöglichkeiten ganz spezielle Anforderungen zu erfüllen.

Die bestehenden Arbeitsabläufe zwischen der Registratur und den aktenführenden Stellen wurden im System gut abgebildet, so dass durch den Einsatz von Care4 REGIS keine Veränderungen in der Zusammenarbeit nötig wurden.“

Das abschließende Fazit von Joachim Lenz, Abteilungsleiter der Verwaltungsabteilung, fällt positiv aus: „Da INFOSYS Kommunal unsere Anforderungen immer zeitnah, engagiert und erfolgreich umgesetzt hat, freuen wir uns auf die weitere Zusammenarbeit.“

Interessierte finden Kontaktdaten für weitere Informationen zu Care4 REGIS auf der Homepage von INFOsys Kommunal.

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