Warum benötige ich eine Zeiterfassung/Arbeitszeiterfassung?

In vielen Unternehmen wurde für einige Mitarbeiter lange Zeit das Prinzip der Vertrauensarbeitszeit praktiziert. Hierbei handelt es sich um ein Organisationsmodell, bei dem die Erledigung der Aufgaben im Vordergrund steht. Nicht die Arbeitszeit, sondern das Arbeitsergebnis ist entscheidend. Dieses Modell wurde vor allem von kreativ arbeitenden Mitarbeitern praktiziert, da eine starre Arbeitszeitvorgabe auch aus wissenschaftlichen Gesichtspunkten die Kreativität und damit vor allem mögliche Innovationen behindert. Der europäische Gerichtshof hat jedoch im Jahr 2019 entschieden, dass die Arbeitszeiterfassung von allen Mitarbeitern zu erfolgen hat. Durch das Urteil werden Arbeitsgeber dazu verpflichtet, ein Konzept zur Zeiterfassung anzubieten, durch welches die gesamte Arbeitszeit sowie Pausen und Fehltage durch Urlaub oder Krankheut der Mitarbeiter dokumentiert werden können. So soll sichergestellt sein, dass die Gesetze im Hinblick auf die Arbeits-, und Pausenzeiten sowie die gesetzlich vorgeschrieben Urlaubstage zum Schutz des Mitarbeiters eingehalten werden.

Bei der Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter entstehen schnell viele Informationen, die gebündelt, kategorisiert und bewertet werden müssen, um die Einhaltung der vorgeschriebenen Gesetze zu gewährleisten. Ohne eine unterstützende Technologie dauert es nicht lange, bis die Zeiterfassung mit händischer Arbeit nicht mehr zu bewältigen ist.

Was ist ein Arbeitszeiterfassung-System?
Ein Zeiterfassungssystem ist eine Software mit Funktionen zur Dokumentation und Auswertung aller zeitorientierten Parameter der jeweiligen Mitarbeiter, die der Gesetzgeber vorsieht. In der Zeiterfassungssoftware werden alle relevanten Daten der Mitarbeiter in Datenbanken gespeichert. Hierzu zählen insbesondere die folgenden Bereiche:

Arbeitszeiten
Pausenzeiten
Urlaubstage
Fehltage durch Krankheit
Zeiterfassungssysteme basieren überwiegend auf Standardsoftware-Produkten. Abhängig von der Unternehmensgröße und den verschiedenen Arbeitszeitmodellen wie z.B. Schichtarbeit oder Akkordarbeit kommen verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang in Frage. Wächst ein Unternehmen mit der Zeit, wachsen auch die Anforderungen und somit die notwendigen Funktionen des Zeiterfassungssystems. Es kann daher vorkommen, dass die bisherigen Funktionen der Zeiterfassungssoftware mit der Zeit nicht mehr ausreichen und ein Wechsel erwogen werden muss, um den steigenden Informationsgrad für das Unternehmen zu berücksichtigen.

Vorteile und Nutzen eines Arbeitszeiterfassung-Systems:
Gute Zeiterfassungssysteme bieten eine enorme Flexibilität im Hinblick auf die Dokumentation der betrieblichen Arbeitszeit der Belegschaft. Es gibt eine Vielzahl von Erfassungsmöglichkeiten, die je nach eingesetzter Software möglich sind. So gibt es beispielsweise Systeme, die eine Eingabe mittels Mobiltelefon möglich machen. Dies ist vor allem für den Außendienst interessant. So können die Daten schnell und ohne viel Aufwand in das System eingegeben werden. Natürlich gibt auch andere Endgeräte, die abhängig vom System kompatibel sind. Hierzu zählen beispielsweise Terminals mit Chip-Karten oder vergleichbare Systeme, die es dem Arbeitgeber durch einfaches auflegen ermöglichen die jeweiligen Zeittypen zu buchen.

Darüber hinaus kann ein gutes Zeiterfassungssystem auch eine Hilfestellung für bestimmte Entscheidungen des Managements oder der Personalabteilung sein und nicht zuletzt liefert ein Zeiterfassungssystem regelmäßig die Basis für die Engeltabrechnung.

Brixxbox: Zeiterfassungs-Template:

Mit der Cloud-Software “brixxbox” können Unternehmen Prozesse einfach und schnell digitalisieren. Durch das zugrunde liegende Baukastenprinzip können notwendige Anpassungen und Erweiterungen auf Wunsch des Managements oder anderer Mitarbeiter jederzeit in der Software vorgenommen werden, um zusätzliche Daten im System zu verarbeiten. Anpassungen im System beeinträchtigen in keiner Weise den Produktivbetrieb der Software im jeweiligen Unternehmen.

Auszug der Funktionen:
Mitarbeiter: Mitarbeiterverwaltung mit den zugehörigen Kontaktdaten
Erfassung: Erfassung der täglichen Arbeitszeiten und Pausen der jeweiligen Mitarbeiter
Planung: Dokumentation von Urlaubsanträgen und Statusverwaltung der jeweiligen Mitarbeiter
Status: Dokumentation von Genehmigungen