Die Anforderungen an ein Dokumenten-Management-System in der Apotheke, im Gesundheitswesen allgemein, sind vielfältig. Sie stellen an die Entwickler der Anwendung eine spezielle Herausforderung dar. Die DOCBOX® erfüllt diese Parameter zur vollsten Zufriedenheit von Dr. Jochen Walter. „Mit der DOCBOX® archivieren wir alle Herstellungs- und Prüfprotokolle digital. Denn jede Rezeptur erfordert eine Plausibilitätskontrolle, eine Herstellungsanweisung sowie ein Herstellungsprotokoll. Diese Daten müssen gesetzeskonform drei bis fünf Jahre revisionssicher archiviert werden.“ Darüber hinaus kommt die DOCBOX® in der Hamburger Apotheke bei der Ablage der Qualitätsmanagement-Prozesse zum Einsatz, Die Sicherheitsdatenblätter von Gefahrstoffen sind im DMS ebenso dokumentiert wie Zu- und Abgänge in der Betäubungsmittelkartei. „Im kaufmännischen Bereich verwenden wir die Anwendung natürlich auch für die Archivierung und die schnelle Suche von Rechnungen und Lieferscheinen. Immer mehr Zulieferer schicken heute Rechnungen per E-Mail. Gesetzeskonform müssen wir sowohl die E-Mail als auch die Rechnung im Anhang revisionssicher digital archivieren. Mit dem Modul DATEV Fibu sind wir zusätzlich und komfortabel auf Knopfdruck mit unserer Steuerkanzlei verbunden. Faktisch nutzen wir alle Funktionen und Module der DOCBOX®.“

Prozesse automatisieren und vereinfachen
Mit Hilfe von Workflows steuern Dr. Walter und sein Team den Dokumentenlauf. Damit verschlankt sich die komplette Büroorganisation. Anknüpfungspunkte zu Mitarbeitern werden im Workflow immer dort gesetzt, wo tatsächlich nötig. Alle Bereiche sind mit verschiedenen Berechtigungen versehen. Die Berechtigungen sind pro Benutzer einstellbar. Andererseits garantiert der Workflow, dass auch Teilzeitkräfte immer auf dem aktuellsten Informationsstand sind.

Praxisbeispiel gefällig Nehmen wir die Versorgung von Alten- und Pflegeheimen mit Medikamenten. Per Fax erreichen die von den Ärzten ausgestellten Rezepte die Apotheke von Dr. Walter. Von dort aus werden sie automatisch in den vorher definierten DOCBOX®-Ordner verschoben. Daraufhin erfolgt die Abfrage, ob die Arznei bereits ausgeliefert wurde oder nicht. Das elektronische Rezept wird dann in einem Ordner Originalrezept fehlt abgelegt. Sobald das Original postalisch in der Apotheke eingeht, erfolgt die Ablage der elektronischen Kopie in dem Ordner Erledigt.
Oder betrachten wir den wichtigen Komplex Lieferscheine und Rechnungen. Will Dr. Walter ein Medikament an den Großhandel retournieren, braucht er dazu zwingend den Lieferschein. Früher musste das Team um Dr. Walter diesen umständlich und mit viel Zeitaufwand im Archiv suchen. Mit dem EasySearch-Modul der DOCBOX® gehört dieser Aufwand der Vergangenheit an, denn es garantiert systemübergreifendes Suchen und Finden. Die Lieferscheinnummer wird im ERP-System mit einem Doppelklick markiert, die DOCBOX® sucht und findet den Lieferschein im Handumdrehen.

Eines der ausschlaggebenden Kriterien für den Einsatz der DOCBOX® als DMS in seiner Apotheke ist für Dr. Jochen Walter die Möglichkeit der qualifizierten digitalen Signatur. „Gerade die Betäubungsmittelkartei erfordert absolute Zuverlässigkeit, Aufmerksamkeit und Genauigkeit in der Handhabung. Hierzu erstellen wir regelmäßig Protokolle. Diese Protokolllisten müssen von mir – nach bestehender Gesetzeslage – persönlich abgezeichnet werden. Das ist mit der digitalen Signatur der DOCBOX® rechtsverbindlich möglich. Das ist ein richtiger Trumpf“, berichtet Dr. Walter.

Dr. WALTERs Gesundheitszentrum Markt-Apotheke und Sanitätshaus in Hamburg wurde 1970 gegründet und beschäftigt aktuell 32 Fachkräfte.

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