Gemäß den Regularien der vierten MaRisk-Novelle müssen Banken und Sparkassen künftig unternehmensweit Einmeldungen ermöglichen und Überprüfungen der Belegschaft sicherstellen. Finanzdienstleister sind gut beraten, diese Aufgabe mit Hilfe einer modernen, IT-gestützten Plattform anzugehen. Als besonders praktikabel haben sich Systeme mit Portal-Charakter erwiesen, welche die aktive Dokumentation und Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Compliance-Beauftragten der verschiedenen Ressorts abbilden und nachhaltig fördern. Mit dem FOCONIS-ZAK® Funktionspaket „General Compliance“ bietet die FOCONIS AG eine effiziente, papierlose Unterstützung für das Beauftragtenwesen.

Compliance-Beauftragte nutzen die optionale Erweiterung zur zentralen Überwachung und Bewertung aller Compliance-relevanten Sachverhalte. Das enthaltene Compliance-Portal ermöglicht es allen Mitarbeitenden, über schlanke Formulare und mit wenigen Klicks Informationen zu erfassen: seien es Meldungen zu Nebenbeschäftigungen, die Dokumentation empfangener Zuwendungen, die Übermittlung von Verdachtsfällen, Insiderwissen oder einfach die unternehmensweit notwendige Kenntnisnahme vorgeschriebener Informationen. „Die direkte Anbindung des Compliance-Portals als unternehmensweites Frontend an den kompetenzgeschützten Fachbereich innerhalb von FOCONIS-ZAK® sorgt dabei für eine direkte Kommunikation mit den Urhebern der Informationen. Rückfragen, die Einhaltung von Fristen und vieles mehr lassen sich so effizient abwickeln“, erklärt Olaf Pulwey, CEO der FOCONIS AG. Das Funktionspaket gewährleistet eine nachvollziehbare, dokumentierte und zugriffsgeschützte Kommunikation aller Akteure.

Das Funktionspaket „General Compliance“ gliedert sich nahtlos in das bei Banken und Sparkassen hundertfach bewährte ZAK-Prinzip ein und nimmt zudem direkten Einfluss auf weitere Funktionspakete. So erhalten Compliance-Beauftragte in der Kapitalmarkt-Compliance, die bereits das Funktionspaket „WP-Compliance Kontrollen“ einsetzen, vorgefertigte Verfahren zur Nutzung im Compliance-Portal. Jene greifen entsprechende Einmeldungen aus der Belegschaft auf und legen diese automatisiert zur Bewertung und Bearbeitung vor. Bei Bedarf wird die direkte Kommunikation zwischen den Beteiligten ermöglicht.

Mit dem Funktionspaket „General Compliance“ ergeben sich für Unternehmen aus der Finanzwirtschaft zahlreiche Mehrwerte: Die Meldung und Überwachung Compliance-relevanter Sachverhalte oder Ereignisse lässt sich vollständig und papierlos digitalisieren. „Mit konfigurierbaren, periodischen Terminvorgaben lassen sich automatisiert Reports zu Kenntnisnahmen der Mitarbeitenden oder Fristüberschreitungen generieren. Datei-Anhänge, wie Formulare, Dokumente oder Bilddateien, werden stets sicher übermittelt“, erläutert Olaf Pulwey weitere Features. Mit der Möglichkeit, (Compliance-)Richtlinien unternehmensweit zentral bereitzustellen und der aktiven Einforderung von Kenntnisnahmen sorgen Banken und Sparkassen gleichermaßen für Rechtssicherheit und Transparenz.