Gerade das Dokumentenmanagement kann den Einkauf bei Unternehmen wie SEMIKRON, die weltweit in hoher Frequenz bestellen, ausbremsen, vor allem wenn viele Prozesse noch manuell bearbeitet werden. SEMIKRON fertigt Module und Komponenten für die Leistungselektronik, die auf Basis von Halbleiter-Elementen elektrische Energie möglichst effizient umwandeln und regeln. Maximale Effizienz bei maximaler Qualität ist auch die Devise des globalen Einkaufs des eigenfinanzierten Familienunternehmens mit der Zentrale in Nürnberg. Um zukünftig mit nur einer einzigen Lösung den Großteil des Dokumentenmanagements zwischen Unternehmen und Lieferanten vollautomatisch umzusetzen, entschied sich SEMIKRON für POOL4TOOL Document Approval Exchange (DAE). „Mit einer einzigen Plattform wickeln wir heute den Großteil des Dokumentenmanagements mit unseren Lieferanten flexibel ab. Das perfekte Dokumenten-Handling sichert uns wirtschaftlich und rechtlich saubere Abläufe“ freut sich Markus Fischer, Senior Manager Purchasing Non Production Material bei SEMIKRON.

Mit Hilfe der „All-in-One Supplier Collaboration“-Plattform können Lieferanten über alle Pflichtdokumente informiert werden und deren Inhalt bestätigen, bevor sie den Auftrag erhalten – hinsichtlich Produkthaftung und Qualitätsmanagement ein absolutes Muss. Durch das flexible Dokumentenmanagement kann SEMIKRON nahezu zu jedem Zeitpunkt noch Änderungen vornehmen, die von allen potentiellen Lieferanten sofort eingesehen werden können. Die Einführung von sogenannten DAE-Kampagnen stellen sicher, dass alle Beteiligten jeden Dokumentenaustausch im Einkaufsprozess nachvollziehen können und jederzeit sofortigen Zugriff auf den aktuellen Status erhalten. Denn auch wenn sich bloß ein Pflichtdokument ändert, kann das mitunter eine ganze Reihe an Folgeprozessen bedeuten, die bisher die Bestellung und Produktion verzögern konnten. Der große Vorteil ist die zentrale Dokumentation aller Änderungen von Spezifikationen, Normen und Zertifikaten. Da jeder Beteiligte darauf Zugriff hat, verkürzt das die Reaktionszeit.

Einheitliche Bewertung und gebündelte Kommunikation

Auch die Lieferantenbewertung, die zuvor an jedem der 10 weltweiten Standorte separat vorgenommen wurde und folglich nicht im gesamten Unternehmen zur Verfügung stand, wird nun mit POOL4TOOL zentralisiert. SEMIKRON verfolgt das Prinzip der Corporate Bewertung und lässt Aspekte wie das Umwelt- und Qualitätsmanagement eines Lieferanten genauso einfließen wie sein Gesundheitsmanagement, die Arbeitssicherheit und den Code of Conduct, zu dem er sich bekannt hat. Der Lieferant kann dies zentral einpflegen, sodass der Einkauf und auch die Qualität Einsicht in alle gültigen Zertifikate und Nachweise bekommen. Bisher angefallene Mehrfacharbeit entfällt. Ein weiterer Vorteil der Plattform ist die Möglichkeit, an eine Vielzahl von ausgewählten Lieferanten eine einheitliche Nachricht zu versenden. Der Lieferantenkreis kann hier individuell definiert werden. Zusätzlich ist die Reaktion des Lieferanten nachvollziehbar dokumentiert. Das ist beispielsweise wichtig bei der Veränderung von Verpackungsrichtlinien oder bei der Aufforderung zum Nachweis von Haftpflichtversicherungen.

Im Moment befindet sich SEMIKRON in einem Transformationsprozess, bei dem lokal orientierte Einkaufsgesellschaften zu einem Corporate Einkauf entwickelt werden. Ziel ist es, alle Lieferanten für Produktionsmaterial auf dem Portal zu integrieren sowie teilweise Dienstleister aus anderen Sparten wie Marketing oder Facility Management. Auch wenn Standorte wie Südafrika, USA, Australien und Korea noch nicht an das System angeschlossen sind, wird auch für sie POOL4TOOL perspektivisch zur zentralen Drehscheibe für Informationen und Einkaufsprozesse werden.