Die Probleme kommen aus dem Außenbereich!?
Befragt man niedergelassene Ärzte nach ihren größten Problemen im Praxisalltag, wird an erster Stelle ein als deutlich zu hoch empfundener Arbeits- und Zeitdruck genannt. Analysiert man die Handlungsweisen und Tätigkeiten der Mediziner, zeigt sich schnell, dass die „üblichen Verdächtigen“ wie Bürokratie, fordernde Patienten und unfähige Mitarbeiterinnen hierfür nur zu einem kleinen Teil verantwortlich sind. Im Mittelpunkt einer objektiven Situationsanalyse stehen drei ganz andere Bereiche mit einer Vielzahl bislang ungenutzter Leistungspotenziale:

1 Unzureichende Organisationsqualität
In Arztpraxen werden gegenwärtig – über alle Fachgruppen und Praxisformen bzw. –größen betrachtet – durchschnittlich nur 46,8% der für eine reibungslos funktionierende Praxisorganisation notwendigen Regelungen und Instrumente eingesetzt. Und selbst in Betrieben, in denen die Teams akut keine Beeinträchtigung ihrer Arbeit verspüren, existieren häufig organisatorische Risikofaktoren, die mittel- bis langfristig zu Problemen führen. Weitere Daten:
– etwa 60% der Gründe, die Patienten an Arztpraxen kritisieren, beziehen sich auf organisatorische Probleme,
– 80% der Anlässe, die praxisintern Hektik, Stress und Ärger verursachen, beruhen auf organisatorischen Defiziten,
– dennoch haben erst 32% aller Ärzte bislang eine Organisationsanalyse durchgeführt und versucht, ihre und die Arbeitsgrundlage ihrer Teams zu professionalisieren.

2 Fehlende Koordination des ärztlichen Selbst- und Zeitmanagements mit den Praxis-Abläufen
In den Augen der Praxisteams ist die Organisation vor allem mit dem Bestellsystem oder der Koordination von Aufgaben und Abläufen verbunden. Ein wichtiger Ansatzpunkt bleibt hierbei meist unberücksichtigt: die Strukturierung des ärztlichen Zeitmanagements. Nachhaltige Organisationsverbesserungen sind aber nur möglich, wenn die Praxisabläufe mit dem ärztlichen Arbeitsverhalten und der Patientenstruktur synchronisiert sind, andernfalls ist die Funktionalität zusätzlich eingeschränkt.
Zwar meinen die meisten Praxisinhaber, auf die persönliche Arbeitsorganisation angesprochen, dass sie ihre Zeitverwendung überblicken, doch bei detaillierter Nachfrage zeigt sich stets das Gegenteil, denn zu einem großen Teil agieren die Ärzte, ohne hierüber weiter nachzudenken.
Vor allem Mikro-Defizite stören eine systematische Zeitverwendung. Dabei handelt es sich um in der Einzelbetrachtung marginale Tätigkeiten, deren Dauer vergleichsweise so gering ist, dass sie kaum beachtet werden, die sich aber in der Summe auf dem Zeitkonto deutlich niederschlagen. Beispielsweise fand ein Allgemeinmediziner mit seiner Zeitverwendungs-Analyse u. a. heraus, dass seine – unnötigen – Unterlagen-Transporte zum Empfangsbereich, verbunden mit kurzen Gesprächen dort, durchschnittlich 90 Sekunden dauerten. Im Mittel fand erst sich dort 48mal pro Tag ein, ein Zeitverlust von über einer Stunde, verschwendet mit unnötigen Botengänge.

3 Zu geringe Kenntnisse der Möglichkeiten moderner Praxis-Software
Hinzu kommt, dass die meisten Praxisinhaber die Vorteile, die ihnen moderne Software-Systeme bieten, zum großen Teil gar nicht kennen. Doch hier liegt eine weitere, umfangreiche Leistungspotenzial-Reserve, denn die meisten der angebotenen Lösungen bieten inzwischen die Option einer Ausgestaltung, für die individuell auf die praxis- und arztbezogenen Anforderungen ausgerichtet werden kann. Darüber hinaus ermöglichen sie, mobile Endgeräte zu integrieren, Texte per Spracheingabe zu verfassen, jederzeit am PC auf alle als Scans integrierten Dokumente zuzugreifen oder Statistiken und Übersichten jeder Art in Sekundenschnelle zu erstellen. Alle diese Möglichkeiten erhöhen zusätzlich die Arbeitsproduktivität und senken nachhaltig den Arbeitsdruck.

Weiterführende Informationen und Hilfestellungen zum Thema
Der Valetudo Check-up© „Praxismanagement“: gezielt die ungenutzten Leistungsreserven des Praxismanagements identifizieren und aktivieren.

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