Das Wissensmanagement in Behörden – auf Bundes- und Landesebene – ist heute mehr Herausforderung denn je: die Halbwertzeit von Wissen wird immer kürzer, täglich gilt es neue Informationen, Gesetze, Bestimmungen zu verarbeiten, alte verlieren ihre Gültigkeit; die Komplexität der Fachthemen steigt, die allzeitige Verfügbarkeit von Dokumenten ist Arbeitsvoraussetzung, Generationenwechsel und Job Rotation fordern Wissenstransfer, fachübergreifende Projektarbeit im Team verlangt Workflows. Hinzu kommen Berichtspflichten und die einheitliche Weitergabe von Wissen nach außen.

Kurzum: Umfangreiche Verarbeitung von Gesetzen und Regelwerken mit immer kürzeren Lebenszyklen, der Nachvollziehbarkeitsanspruch von behördlichem Handeln und aktuelle gesellschaftspolitische Herausforderungen verlangen den Behörden Transparenz und eine gut strukturierte Informationspolitik ab.

Wesentlich für das Gelingen des Wissensmanagements ist dabei, den konkreten Bedarf auf Basis behördenspezifischer Themenschwerpunkte und Begebenheiten abzustimmen. Denn darin sind sich die Experten einig: Die Identifizierung von Wissens- und Handlungsfeldern, internen Communities und Suchroutinen sind Voraussetzung für den Erfolg und stehen vor der IT-Konzeption innerhalb einer Systemlösung.

Die QLEO Science GmbH beschäftigt sich seit über 15 Jahren mit dem Thema Informationsmanagement, und zwar in unterschiedlichen Kontexten wie Forschung, Lehre und Verwaltung.

FACTSCIENCE WISSENSDATENBANK: GEWUSST WO UND WER – TRANSPARENZ UND EINE GUT STRUKTURIERTE INFORMATIONSPOLITIK
Innerhalb der hausinternen Fachdisziplinen und Projekte von Behörden entsteht eine Vielzahl von Informationen: Daten, Arbeitsergebnisse, Fähigkeiten, Wissensträger aber auch Workflows und Kontaktdaten.
Die FACTScience Wissensdatenbank unterstützt Behörden dabei, diese Informationsvielfalt an einem zentralen Ort zu bündeln, abrufbar zu machen und Ihre Berichtspflichten zu erfüllen. Die wesentlichen Informationen sind damit immer nur wenige Klicks entfernt. Diese Vernetzung von Wissen und Wissensträgern ist zentral, denn sie wird die inhaltliche Qualität und auch die Schnelligkeit behördlicher Dienstleistungen weiter professionalisieren.

BEISPIELE FÜR INHALTE UND FUNKTIONEN DER FACTSCIENCE WISSENSDATENBANK:

– Personen und Einrichtungen: Strukturierter, rollenbasierter Zugriff auf interne und externe Personen, Einrichtungen, Abteilungen (Mitarbeiter, Kunden, Partner)

– Fachinformationen: Aufbereitung nach behördenspezifischen Anforderungen

– Dokumente: Zugriff auf alle wesentlichen Dokumente mit Lese-/ und/oder Schreibrechten, Versionierungsoptionen und eine revisionssichere Ablage

– Projekte: Einbindung von (auch interdisziplinären) Projekten inkl. Metadaten, Projektanträge, Workflows und differenzierter Kosten-/Aufwandserfassung (Personal, Sachmittel, Geräte, Reisen, Fremdleistungen … )

– Projektergebnisse: Abbildung der Projektergebnisse, bspw. Publikationen, Modellbeschreibungen, Poster, Vorträge, Preise, Auszeichnungen, Gutachten

– Kooperationen: Darstellen von Kooperationen, Vernetzungen, Wissensträgern inkl. aller relevanten Details (z. T. automatisiert über die SAP-Stammdaten oder manuell)

– Berichtswesen: Umfangreiche BI-Funktionen zur Generierung von Berichten und Analysen auf Basis qualitätsgesicherter Daten, inkl. ad-hoc-Berichte auf Knopfdruck für die Fachanwender

– Suche: benutzerfreundliche, rechtegesteuerte Suchoptionen wie Freitextsuche, strukturierte, einfache und komplexe Suche nach allen Inhaltsbereichen

– Rechteverwaltung: Kombinierte rollen- und organisationsbezogene Rechteverwaltung

– Webbasiertheit: Web-Clients sorgen für die permanente Verfügbarkeit der Wissensdatenbank an den einzelnen Arbeitsplätzen, die durch die Mehrbenutzerfähigkeit auch bei gleichzeitigem Zugriff gewährleistet ist.

– Schnittstellen zu allen bestehenden Datenhaltungssystemen, bspw. ERP- oder Bibliothekssysteme, ermöglichen einmalige Datenübernahmen zum Systemstart sowie bidirektionale Kommunikation im laufenden Betrieb, so dass sich Datenredundanzen und Mehrfacheingaben vermeiden lassen.
Zusätzlicher Vorteil: Gleich zu Beginn finden die Mitarbeiter/inne bereits eine gut gefüllte Wissensdatenbank vor.

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