Digitale Technologien als Game-Changer für KMU: Mehr Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit – Digitale Defizite und die Folgen für die Produktivität. Im Gespräch mit Björn Reinhardt, Software-Architekt und Geschäftsführer der COSUTEC GmbH, Berlin.

Die Geschäftswelt steht vor einer unsichtbaren Revolution, die die Arbeitsweise von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) grundlegend verändert. In der heutigen Ära des digitalen Fortschritts sind kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) längst nicht mehr die Underdogs im Wettbewerb. Dennoch sind KMUs beim Thema digitalen Wandel oft von einem erheblichen Nachholbedarf in Bezug auf ihre digitale Infrastruktur und Arbeitsprozesse betroffen. Doch diese Herausforderungen bergen gleichzeitig immense Chancen, die Produktivität und Effizienz auf ein neues Niveau zu heben. Inmitten dieses Transformationsprozesses spielen digitale Technologien eine Schlüsselrolle.

Zukunftsfähigkeit Mittelstand

Björn Reinhardt, Geschäftsführer der COSUTEC GmbH mit Sitz in Berlin, bringt es treffend auf den Punkt: „Die digitale Transformation ist kein Trend, sondern ein essenzieller Schritt für KMU, um zukunftsfähig zu bleiben.“ Durch den gezielten Einsatz digitaler Technologien können Unternehmen einen spürbaren Schub in Sachen Effizienz und Produktivität erfahren. Der aktuelle Status quo verdeutlicht jedoch, dass viele KMU in puncto Technologie noch aufholen müssen, um die verfügbaren Möglichkeiten voll auszuschöpfen. Genau hier setzt das Expertenteam der COSUTEC GmbH an: „Unser Ziel ist es, Anwendungen zu entwickeln, die nahtlos in die Abläufe unserer Kunden integriert werden können – ohne Unterbrechungen und mit minimalem Wartungsaufwand“, so Björn Reinhardt. Das Unternehmen COSUTEC GmbH hat sich auf individuelle Softwareentwicklung im deutschsprachigen Raum (DACH) spezialisiert. Bei COSUTEC erhalten Kunden nicht nur die Software, sondern auch die erforderliche Infrastruktur. COSUTEC agiert sozusagen als Bindeglied, um die Software auf den Plattformen der großen Cloud-Anbieter bereitzustellen, sodass sich Kunden auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, während COSUTEC sich um die technischen Aspekte kümmert.

Digitale Defizite und die Folgen für die Produktivität

Es ist kein Geheimnis: Veraltete Arbeitsprozesse verlangsamen den Unternehmensmotor. Eine Erhebung der Mittelstand-Digital Begleitforschung im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz, weisen darauf hin, dass Digitalisierung als strategische Weichenstellung für die KMUs zu betrachten ist. Diese Studien geben Aufschluss, dass 58 Prozent der KMU täglich zwischen zwei und vier Stunden an Produktivität einbüßen, weil sie mit ineffizienten Abläufen kämpfen. Björn Reinhardt ergänzt, dass der Fokus auf die Zukunft klar auf der Automatisierung, die von 85 Prozent der KMU als Wegbereiter für gesteigerte Produktivität betrachtet wird, liegt. Doch die wahre Tragweite zeigt sich in den Worten der Mitarbeiter selbst. Die Erhebung der Mittelstand-Digital Begleitforschung sagt, dass sogar 92 Prozent der Befragten bestätigen, dass KI-gesteuerte Technologien ihre Arbeitsabläufe positiv beeinflussen.

Automatisierung von Arbeitsprozessen: Ein Durchbruch für KMU

In der heutigen Zeit sind manuelle und sich wiederholende Aufgaben der Hemmschuh für Effizienz und Fortschritt. Hier kommt die Automatisierung von Arbeitsprozessen ins Spiel. „Digitale Technologien ermöglichen KMU, diese zeitaufwändigen Tätigkeiten durch automatisierte Lösungen zu bewältigen. Dadurch bleibt mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Aufgaben, die das Unternehmen voranbringen.“ betont Reinhardt. Universitätsstudien untermauern diese Erkenntnis: Laut einer Untersuchung aus dem Jahr 2021 der Universität Leipzig führen digitale Automatisierungslösungen zu einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 25 Prozent in KMU.

Technologie als Entscheidungskriterium für die Arbeitnehmer

Gerade beim Thema Fachkräftemangel und Mitarbeitergewinnung, darf nicht vergessen werden, dass es ist nicht länger nur der Lohn, der Arbeitnehmer dazu bewegt, eine Stelle anzunehmen als Kriterium gilt. Eine bemerkenswerte Erkenntnis: 92 Prozent der befragten Mitarbeiter in KMU betrachten die vorhandene Arbeitstechnologie als entscheidenden Faktor bei der Wahl eines neuen Arbeitgebers. Studien belegen, dass für 24 Prozent dies sogar „absolut entscheidend“ ist, da der Erfolg ihrer Arbeit direkt mit der Qualität der eingesetzten Technologie verknüpft ist. Die heutige Arbeitswelt erfordert eine nahtlose Zusammenarbeit in dezentralen Teams, weshalb Technologien wie Videokonferenz-Tools und digitales Dokumentenmanagement hoch im Kurs stehen. Dabei ist die digitale Dokumentation in Form von PDFs und E-Scans der unverzichtbare Begleiter für reibungslose Abläufe. „Effizienz ist aber mehr als nur Output“, sagt Reinhardt.

Der Begriff „Produktivität“ hat viele Facetten. Für 45 Prozent der Befragten steht er nicht nur für mehr Arbeit, sondern vor allem für sinnvolles und wirkungsvolles Tun. Ein Gedanke, der sich besonders in KMU manifestiert, wo 52 Prozent der Beschäftigten persönlich Verantwortung für ihre Arbeitsproduktivität übernehmen. Björn Reinhardt bestätigt, dass in zahlreichen Gesprächen genau sich dieser Fokus bestätigt, dass Mitarbeiter mit vollem Einsatz daran arbeiten, ihre Aufgaben erfolgreich zu meistern. Doch externe Faktoren wie wirtschaftliche Unsicherheiten und gesellschaftliche Stressfaktoren setzen der Produktivität häufig Grenzen.

Effizienz durch verbesserte Arbeitstechnologie

Der Schlüssel zur Effizienz liegt zudem in der Optimierung der Arbeitstechnologie. Der Einsatz von webbasierten Tools und Cloud-Lösungen ermöglicht es Teams, über geografische Grenzen hinweg effektiv zusammenzuarbeiten. „Eine flexible Arbeitsgestaltung, die durch digitale Technologien erleichtert wird, fördert Innovation und steigert die Produktivität“, hebt Reinhardt hervor. Studien des europäischen Wirtschaftsforschungsinstituts bestätigen, dass Unternehmen, die auf digitale Kollaboration setzen, eine um 32 Prozent höhere Produktivität aufweisen (Europäisches Wirtschaftsforschungsinstitut, 2020). „Unbestreitbar ist, dass Technologie der Schlüssel ist, um schneller und klüger zu arbeiten. Sie ermöglicht es, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren und dennoch effektiv zu agieren. Die reale Herausforderung liegt im digitalen Know-how“, sagt Reinhardt.

Wirtschaftliche Artikel zu Studien über die Produktivität von KMU und der digitalen Zukunft verdeutlichen, wie abhängig Unternehmen mit der digitalen Transformation verbunden sind. Über 88 Prozent der KMU geben an, dass ihre Produktivität durch unzureichende Technologie beeinträchtigt wird. Überraschenderweise vertrauen mehr als die Hälfte (55 Prozent) auf veraltete Methoden wie papierbasierte Prozesse. Hieraus resultiert eine wachsende Frustration unter den Mitarbeitern. Ein Drittel (34 Prozent) gibt sogar an, aus diesem Grund die Arbeit aufgeben zu wollen. Und hier werden nicht nur Arbeitszeit, sondern auch die Arbeitsmoral geopfert. Ein Fünftel der Befragten beschwert sich bereits über schlechte Arbeitstechnologien bei ihren Vorgesetzten, und 22 Prozent erwägen ernsthaft, das Unternehmen aufgrund der suboptimalen Technologie zu verlassen.

Die Kraft der Produktivitätssteigerung

Die richtige Integration digitaler Technologien und eine solide digitale Infrastruktur bieten KMU die Chance, ihre Produktivität zu steigern und im Wettbewerb zu glänzen. „Durch die Optimierung von Prozessen mithilfe digitaler Technologien erreichen KMU eine schnellere Durchlaufzeit, was zu höherer Kundenzufriedenheit und letztlich zu mehr Geschäftserfolg führt“, erläutert Reinhardt. Ein Bericht des Zentrums für europäische Wirtschaftsforschung zeigt, dass Unternehmen, die digitale Technologien in ihren Abläufen einsetzen, ihre Produktivität um durchschnittlich 18 Prozent steigern können, laut dem Zentrum für europäische Wirtschaftsforschung, 2019.

Die Herausforderung der Umsetzung: Kosten und Schulung

Die Einführung digitaler Technologien erfordert eine wohlüberlegte Planung und Durchführung. Eine detaillierte Analyse der bestehenden Arbeitsprozesse ist unverzichtbar, um maßgeschneiderte Lösungen zu finden. „Eine gründliche Schulung der Mitarbeiter ist ebenfalls von großer Bedeutung, um das volle Potenzial der digitalen Technologien auszuschöpfen, denn Ängste vor Veränderungen müssen abgebaut werden“, betont Reinhardt. Studien der Universität Stuttgart zeigen, dass Unternehmen, die in umfassende Schulungsprogramme investieren, ihre Effizienz um 15 Prozent steigern können (Universität Stuttgart, 2020).

Mitarbeiter in KMU sind keineswegs machtlos, wenn es um die Verbesserung ihrer Situation geht. Die Forschung zeigt, dass sie bereit sind, proaktiv Schritte zu unternehmen, um die Produktivität zu steigern:

Die Suche nach besseren Lösungen und die Weitergabe von Empfehlungen an das Management

Das Drängen auf Investitionen in qualitativ bessere Technologien

Die eigenständige Suche nach geeigneten Lösungen

Die gute Nachricht für KMU ist, dass Automatisierung und künstliche Intelligenz nicht nur Großunternehmen vorbehalten sind. Hier bietet die COSUTEC GmbH als Digitalisierungspartner für intuitive Softwarelösungen und bietet auch für KMU immense Potenziale. Ganze 85 Prozent der Befragten bestätigen, dass Automatisierung die Produktivität ihres Unternehmens nachweislich steigert. Noch eindrucksvoller ist die Tatsache, dass 92 Prozent der Mitarbeiter in KI-affinen KMU positive Auswirkungen künstlicher Intelligenz auf ihre Arbeit attestieren. Björn Reinhardt fügt schmunzelnd hinzu, dass ein Viertel von ihnen sie sogar als „ein Wunder“bezeichnet.

Die Weichen für die Zukunft stellen

Die unsichtbare Revolution durch digitale Technologien öffnet KMU eine Welt voller Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung. Technologie ist längst mehr als nur ein Werkzeug. Technologie ist der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität, zur Anziehung qualifizierter Mitarbeiter und zur nachhaltigen Unternehmensentwicklung. Durch Automatisierung, verbesserte Arbeitstechnologie und gesteigerte Effizienz entstehen Wettbewerbsvorteile, die langfristigen Erfolg sichern. „Die Investition in die digitale Transformation ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit für Unternehmen, die im Zeitalter des Wandels florieren möchten“, schließt Reinhardt optimistisch ab.

Autor: Valentin Jahn, Diplom-Soziologe & Zukunftsforscher

Über den Autor:

Valentin Jahn ist Diplom-Soziologe mit technikwissenschaftlicher Richtung im Verkehrswesen (Studium an der Technischen Universität Berlin). Seit mehr als 10 Jahren in der Projektleitung „Digitalisierung“ und seit über 15 Jahren als Berater mit Schwerpunkt Mobilität (DB Bahn, Cisco, UBER, Gründer und Unternehmer Mobility Data Lab GmbH) beheimatet.

Häufig gestellte Fragen zu den Herausforderungen der digitalen Transformation:

Welche Auswirkungen haben digitale Technologien auf die Arbeitsabläufe und die Effizienz in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU)?

Digitale Technologien haben erhebliche Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe und die Effizienz in KMU. Durch den Einsatz automatisierter Lösungen können mühsame und repetitive Aufgaben schnell und effizient erledigt werden. Dies führt zu einer Zeitersparnis und ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren. Zudem verbessert der Einsatz webbasierter Tools und Cloud-Lösungen die Zusammenarbeit innerhalb des Teams, unabhängig von deren Standort. Dies fördert die Flexibilität der Arbeitsgestaltung und steigert die Produktivität. Des Weiteren ermöglichen digitale Technologien einen erleichterten Zugang zu Informationen und Daten, was zu fundierteren Entscheidungen und einer verbesserten Planung führt.

Ist die Einführung digitaler Technologien mit Kosten verbunden?

Die Einführung digitaler Technologien ist mit Kosten verbunden, jedoch können diese langfristig durch eine erhöhte Effizienz und Kosteneinsparungen ausgeglichen werden. Eine gründliche Analyse der Arbeitsprozesse ist erforderlich, um die passenden digitalen Lösungen zu identifizieren, die den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Zudem ist eine Schulung der Mitarbeiter notwendig, um das volle Potenzial der digitalen Technologien auszuschöpfen und mögliche Vorteile zu realisieren. Obwohl die Einführung digitaler Technologien also zunächst mit Kosten verbunden sein kann, kann dies langfristig zu einer erhöhten Rentabilität des Unternehmens führen.

Kann die Einführung digitaler Technologien zu einem Wettbewerbsvorteil für KMU führen?

Ja, die Einführung digitaler Technologien kann zu einem bedeutenden Wettbewerbsvorteil für KMU führen. Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Automatisierung von Aufgaben können KMU ihre Prozesse straffen und optimieren, was zu einer schnelleren Durchlaufzeit und einer verbesserten Kundenzufriedenheit führt. Zudem können digitale Technologien zu Kosteneinsparungen führen, indem Ressourcen effizienter genutzt werden. Dies wiederum erhöht die Rentabilität des Unternehmens. Durch die gezielte Investition in die digitale Transformation können KMU ihre zukünftige Wettbewerbsfähigkeit sichern und den Anschluss an die digitale Revolution nicht verpassen.

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