„Für uns an der Charite war schnell klar, dass die hohe Zahl von über 1200 Fachärztinnen und Fachärzten eine Softwarelösung erfordert, mit der die gesamte Abwicklung, die Hinweis-, Kontroll- und Dokumentationspflicht gesteuert werden kann“, betont PD Dr. Joachim Seybold, stellvertretender Ärztlicher Direktor der Charité. „Die Auftragsentwicklung haben wir an die QLEO Science GmbH vergeben, mit der wir schon seit vielen Jahren in der Forschungsadministration zusammenarbeiten.“

Bis Ende 2010 mussten die erworbenen Fortbildungspunkte des ersten 5-Jahreszeitraums nachgewiesen werden, was zu erheblichen Administrationsaufwänden und mancherorts zu Komplikationen führte.
„Ausnahmeregeln, Unterbrechungszeiten, das Handling der Fortbildungszertifikate und nicht zuletzt auch Hinweispflichten durch den Ärztlichen Direktor – all dies muss nachvollziehbar dokumentiert werden“, stellt Dr. Birgit Welke heraus, die die Applikation im Geschäftsbereich IT der Charité betreut. Mit der neu entwickelten FACTScience-Komponente lassen sich die wesentlichen Inhalte, Prozesse und Berichte initiieren und rechtskonform abbilden.

FACTSCIENCE SYSTEMLÖSUNG ZUM NACHWEIS DER ÄRZTLICHEN
FORTBILDUNGSPFLICHT – KEY FEATURES IM ÜBERBLICK:

– ZENTRALE DATENBANK:
Identifizierung, Erfassung und einrichtungsspezifische Zuordnung aller fortbildungspflichtigen Ärzte in einer zentralen Datenbank inkl. Facharztprüfungsdatum

– KONTROLLE:
Systemseitige Überwachung der Nachweiszeiträume, Erfassung von Unterbrechungen und Fristlaufhemmungen, Generierung von Arbeitslisten für Fortbildungsbeauftragte, Remindermanagement

– FORTBILDUNGSNACHWEISE:
Detailangaben zu Zertifikatstyp, Zertifikatsdatum, ausstellende Ärztekammer, Akzeptanzstatus (Bearbeitung durch Fortbildungsbeauftragten)

– HINWEISPFLICHT
Automatische Listengenierung nachweissäumiger Ärzte, automatisierte Erinnerungsschreiben inkl. Mahnvorlagen, adaptierbare Mahnstufen und Zeitintervalle

– DOKUMENTENMANAGEMENT:
Einstellen der Fortbildungszertifikate mit Optionen zur revisionssicheren Ablage in der Datenbank inkl. Versionsverwaltung mit Dublettenkontrolle, definierbaren Aufbewahrungsfristen, Suchfunktionen und Langzeitarchivierung

– BERICHTE ZUR EINHALTUNG DER DOKUMENTATIONSPFLICHT
Qualitätsbericht mit Nachweis der Erfüllung der Fortbildungspflichten für die gesamte Einrichtung oder Detailübersichten wie bspw. Listen der fortbildungspflichtigen oder nachweissäumigen Ärzte, Ärztelisten mit fehlendem Facharztprüfungsdatum, Listen der aktuellen Nachweiszeiträume …

– DATENSCHUTZ
Datenschutzkonformität durch dezidiertes Berechtigungskonzept auf Basis der Datenschutzrichtlinien

– OPTIONAL: ZENTRALE ODER DEZENTRALE DATENEINGABE
Wahlweise können die Informationen zentral sowie dezentral über das Intranet oder durch Anbindung von Webapplikationen auch von den Fachärzten selbst mit einem Minimum an Aufwand eingegeben werden. Zum Einsatz kommen dabei modernste Web-Applikationen (Ajax), hochverfügbare Datenbanksysteme (Oracle) und flexible Administrationswerkzeuge (Java Technologie), wobei Plattformunabhängigkeit und Datensicherheit eine zentrale Rolle spielen.

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