Neu-Isenburg, 31.08.2010. Automatisierungslösungen für den Purchase-to-Pay-Prozess in SAP zeigt die ReadSoft GmbH auf der DMS-EXPO in Stuttgart (26. bis 28. Oktober 2010). Bei der klassischen Rechnungsverarbeitung mit der SAP-zertifizierten Lösung ReadSoft Invoices wird unter anderem die mobile Rechnungsfreigabe via Blackberry Smartphone oder Mobiltelefon ein Highlight sein. Darüber hinaus stehen vor allem ergänzende Prozessoptimierungen im Fokus des Messeauftritts. Speziell für Einkäufer hat ReadSoft ein Lösungspaket geschnürt, mit dem Bedarfsmeldungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine automatisiert elektronisch verarbeitet werden können und sich dadurch die Kosten in der Beschaffung nachhaltig reduzieren lassen. Die einzelnen Lösungsmodule basieren auf dem in SAP integrierten Process Director. Die flexible Plattform unterstützt unterschiedlichste Geschäftsprozesse und bietet für diese Optimierungs- und Einsparpotenziale durch strukturierte und effizient aufeinander abgestimmte Abläufe. „Optimierungen im Einkaufsprozess wirken sich auch auf nachgelagerte Vorgänge bis hin zur Buchhaltung aus. Für Unternehmen, die schon einen optimierten Rechnungsprozess realisiert haben, besteht der nächste logische Schritt darin, auch in der Beschaffung an den relevanten Stellschrauben zu drehen“, betont ReadSoft-Geschäftsführer Oliver Hoffmann.

Eine Möglichkeit ist es, die Zahl der Bestellungen, die im ERP-System angelegt werden, zu erhöhen und dadurch die automatisierte Buchung von Rechnungen zu begünstigen. Hierzu unterstützt der Process Director besonders effizient den Prozess der Bedarfsmeldungen, die von der Fachabteilung über eine browserbasierte Intranet-Applikation erfasst werden. Wahlweise können Artikel auch über eine angebundene Katalog-Applikation ausgewählt werden. Nach erfolgter Prüfung und Genehmigung kann im Einkauf automatisiert eine Bestellung im SAP-System ausgelöst werden.

Eingehende Auftragsbestätigungen lassen sich ebenfalls automatisiert verarbeiten. Diese Anwendung des Process Directors minimiert das Risiko in der Liefer- und Produktionskette, indem die Schlüsseldaten aus der Auftragsbestätigung ausgelesen und mit den Bestelldaten im ERP-System abgeglichen werden. Hier erhält der Einkäufer zeitnah wertvolle Informationen zu Abweichungen und damit eine Entscheidungsgrundlage dafür, ob gegebenenfalls bei alternativen Anbietern bestellt werden muss. Zeichnen sich Engpässe durch Lieferabweichungen ab, kann der Einkauf somit schneller reagieren.

Auch Lieferscheine enthalten wertvolle Informationen, die im Unternehmen elektronisch verfügbar sein sollten. Der zentrale Zugriff auf die Daten bietet erhebliche Zeitvorteile bei der Recherche. Durch den Status aller eingegangenen Lieferscheine ist jederzeit aktuelle Transparenz gegeben. Ein weiterer Pluspunkt aus Compliance-Sicht: Bei einer revisionssicheren Archivierung der Lieferscheine entfällt die kostenintensive Aufbewahrung der Papierbelege.

Die Flexibilität der Plattform kann für beliebige weitere interne, standardisierte Vorgänge genutzt werden und trägt so zu einer ständigen Optimierung bei. So steht etwa die Bearbeitung von Reiseanträgen, Steuer- und Kassenbelegen beispielhaft dafür, wie anfragebezogene Business-Support-Prozesse im Unternehmen abgebildet werden können. Webbasierte Formulare erleichtern dem Nutzer die Antragsstellung. Für den Genehmigungsprozess lassen sich im integrierten Workflow die benötigten Parameter individuell definieren. Folgeaktionen wie zum Beispiel die Buchung von Reisebelegen können anschließend direkt im SAP gegen die hinterlegten Daten gebucht werden.

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